一、送花时机
举办接待活动时，如果时机选择得当，则能够使小小一束鲜花发挥很好的作用。接待过程中，适宜我方人员向外方人士赠送鲜花的具体时机，大体上可以被分为例行之时与巧用之时。
(一)、例行的送花时机
在人际交往中，人们通常会在以下场合以花赠人：
1、喜礼之用。碰上与自己相熟的外国人士结婚、生子、做寿、乔迁、升学、晋职等诸般喜事，均可以赠送鲜花作为喜礼，恭喜对方。
2、贺礼之用。参与某些应表示祝贺之意的活动。
3、节庆之用。
4、慰问礼之用。当外方人士或其家人遇到不幸或挫折时，或是遇到其他一些天灾人祸时，应前去慰问，并赠以鲜花。
5、丧葬礼之用。当关系亲密者或者其家人举办丧事、葬仪时，可送以鲜花，以寄哀思。
6、祭奠礼之用。当祭祖、扫墓时，可以花为礼，追思、缅怀故人或表示自己的哀思。
(二)、巧用的送花时机
在如下一些情况下，用鲜花赠送于外方人士，会令人耳目一新，增进双方的关系：
1、迎送。当外方人士来访或即将归国，向其赠送一束鲜花，可以巧妙、委婉地向对方表达自己的热情、友谊。
2、做客。前往他人居所做客时，如能以鲜花为礼，则较为恰当。
3、致歉。有些时候，因为自己的差错而与其他人产生了矛盾、误解甚至隔阂，可以通过向其赠送鲜花来表示歉意，必要时还可附以道歉卡。
二、送花形式
送花的形式分为2种，即以人来区分和以花来区分。
(一)、以人区分
以人来区分送花的形式，通常可将其区分为本人亲送、代表转送、雇人代送等3种。它们分别适用于不同的情况和场合、
1、本人亲送。是送花的最基本的形式。
2、代表转送。由代表转送鲜花，一般是赠送人因故不能到场时所作的一种选择。尽管是不得已而为之，但有时这种赠送方式也可以起到由代表表达赠送者难言之隐的独特作用。
3、雇人代送。有时，自己难以分身，或是为了刻意制造一种气氛，可以委托鲜花店的“花仙子”，或是邮政局的“礼仪小姐”等，代替自己上门送花。
(二)、以花区分
依照所送花的形式不同，送花又可以分为送束花、篮花、盆花、插花、饰花，花环、花圈等等。
要强调的是，在绝大多数情况下，送花以送鲜花为佳。尽可能地不要以发蔫的鲜花或干花送人。
1、束花。束花，又叫做花束，它是以新鲜的数枝切花捆扎成束，精心修剪或包装而成的一种鲜花组合，是适用面最广、应用最多的一种。
2、篮花。篮花，又叫做花篮。它是以形状各异的精编草篮，按一定的要求，盛放一定数量花大色艳的新鲜切花组成。与赠送束花相比较，赠送篮花显得更隆重、更高档。其最适宜的场合，有开业、演出、祝寿等等。
3、盆花。盆花，是栽种在专门的花盆里，主要用做观赏的花草。送人的盆花，可以是自养的心爱之物，也可以是特意买来的珍稀品种。送盆花的最佳时机，有登门拜年、祝贺乔迁以及至交互访等等。赠送的对象，最好是老年人、爱花者以及居所具备一定空间而又有侍弄花卉时间的人士。
4、插花。插花，指的是运用一定的技巧，将各种供观赏的鲜花在精心修剪之后，经过认真搭配，然后插放在花瓶、花篮、花插之中。插花主要适用于“孤芳自赏”，装饰居室，布置客厅、会议室，同时也可以赠与亲朋好友。
5、饰花。最常见的饰花有襟花、头花等。在两者之中，襟花可使用于各类社交场合，而头花则仅限于非正式场合使用，除亲朋好友外，饰花一般不宜送人。但是，襟花在某些庆典、仪式中，则可以统一发放。
6、花环。花环，它多用于自我装饰，表演舞蹈，迎送贵宾，有时亦可以之赠人。在国外，其受赠对象通常是贵宾或好友。
7、花圈。花圈，是指用花扎成的固定的圆状祭奠物。它仅能用在悼念、缅怀逝者的场合，例如参加追悼会、扫墓等等。
三、花卉寓意
从本质上讲，鲜花的寓意实际上关系到送花的内容问题。就送花而言，内容与形式相互关联，相互作用，两者都是非常重要的。
通用寓意
在世界上，有一些鲜花的寓意是相传已久、人所共知、广为沿用的，这就是所谓鲜花的通用寓意，即花语。准确地说，所谓花语，乃指借用花卉来表达人类的某种情感、愿望或象征的语言。简言之，花语，就是借花所传之意，以花类比之情。
花语一旦形成并被人们接受之后，便流传开来，形成惯用的礼仪规范，不能自造花语，也不许篡改花语。
接待人员要基本精通的常用的花语，主要有以下3类：
1、表示情感。在全部花语之中，有相当数量是被用来表达人之常情的。
有时，还可以将几种花语相近的鲜花搭配在一起送人。那些搭配，组合相对比较固定的鲜花，往往又共同形成了新的花语。比如，用表示勤勉的红丁香，表示谨慎的鸟不宿和表示战胜困难的菟丝子组合而成的花束赠与友人，可表示：“君如奋斗，必将成功”
用表示成婚的常春藤，表示结合的麦藁和表示羁绊的五爪龙组合而成的花束赠与新婚者，可表示：“同心相爱，永不分离”。
用表示分别的杉枝，表示祝愿的香罗勒和表示勿忘的胭脂花组合而成的花束赠与远行之人，则可表示：“为君祝福，君勿忘我”。
2、表示国家。一些国家目前拥有各自的国花。所谓国花，是指以某种鲜花来表示国家，作为国家的一种标志和象征。
在正常情况下，各国的国花大都具有下列的3个特点：第一，一国只有一种国花;第二，各国国花都是本国人民最喜爱的花;第三，国花通常代表国家形象，人人对国花必须尊重，爱护，既不宜滥用国花，也不可失敬于国花。
3、表示城市。与许多国家拥有国花一样，世界上的许多城市也拥有自己的市花。所谓市花，是指用来代表本市，作为本城市标志或象征的某一种鲜花。
我国的许多城市都有自己的市花。例如：北京市的市花是月季和菊花、上海市的市花是白玉兰、天津市的市花是月季等等，另外，我国香港特别行政区和澳门特别行政区的区旗，分别以紫荆花和荷花作为其主要图案。
根据常规，凡属市花的花卉品种均具有以下特点：(1)全市人民对此花最为喜爱;(2)此花在本市易于生长，且兼具城市特色;(3)此花由全市人民公开选定;(4)此花被作为本市标志，在美化城市和城市之间的交往中被广泛使用;(5)作为本市的标志，人们对其都倍加尊重，绝不容许对其有任何轻视或损坏。